設計WEBデザイナー、WEBコンサルタント

新潟で設計WEBデザイナーをしておりますモリタです。
WEBコンサルを得意としていますが、
スイーツが大好きなスイーツ男子です。

facebookやステップメール、ワードプレスから
集客で来て顧客リストが増えて、その都度の
配信メールやLINE@の1:1トーク、メッセージの
履歴を管理するのにどのようにしていますか。

一般的にはマイクロソフト・オフィス製品の
「エクセル(Excel)」と思います。

エクセルで管理をするのは一般的です。
エクセルで表を作って管理すると思います。

表を作ってその都度手入力するか
表の管理を関数やマクロを使って自動入力するか。
その違いは時間の使い方につながります。

基本の台帳のデータ入力は手入力になります。
元帳データを別表にデータを移して集計する際
そのデータを手入力するか自動入力に関数や
マクロを駆使して自動入力して時短管理。

多くの顧客管理するリストが沢山あると
人が入力するからヒューマンエラーが起きます。
関数やマクロが完璧ではないですが
入力ミスの軽減につながり、時短にもなります。

実務でよく使うエクセルの機能から関数やマクロを
把握しておくと便利です。

私、モリタは集計管理表の複数を使い一つの
エクセル表にまとめて分析するときは
関数やマクロをよく使います。
自動入力で管理表が変わります。

元の台帳のエクセル管理表が更新されると
最終の集計表も関数やマクロの連動により
更新されます。

一般的にはほとんどの方の事務作業では
マイクロソフトのエクセルというソフトが
使われているかと思います。

具体的なエクセル(Excel)の関数機能の使い方
このエクセルの関数機能を活用することに
よって業務を効率化することができます。

このエクセル関数には様々な種類のものがありますが、
実務でよく使われるものは限られていますので、
はじめにそれらを大まかに把握しておくことが得策です。

まず表内の合計を算出する「SUM関数」、
平均を出す「AVERAGE関数」、
表の中から一番大きな値を出す「MAX関数」、
小さな値を出す「MIN関数」、
ある条件を満たす値の個数を数える「COUNTIF関数」。
ある条件を複数の値の個数を数える「COUNTIFS関数」があります。

これは例えば1000より大きな数が表内にいくつあるのかを
数えたりすることが可能です。

ある条件を満たす値だけを合計することができる
「SUMIF関数」というものもあります。
また、複数の値だけを合計する「SUMIFS関数」があります。

また50より大きな値の場合はその隣に「〇」を付けるといった
条件に応じて処理を変化させるIF関数というものもあります。

この他にも、ある場所に商品コードを入れると、
別の場所の商品一覧表から
その商品コードに該当する商品名や価格を取り出してくれる
「VLOOKUP関数」というものもあります。

このように関数の使い方の前に、データをどのように
分析するかによっては、どの項目が変化しているか、
エリア、競合ライバル分析、市場のデータ分析するに
関数を使って何ができるのかをあらかじめ知って
おくことで事務作業で関数活用のアイデアが
いろいろと浮かんできます。

またこれらの関数ですが、実務でよく使うものを覚えるには
テキストやパソコン教室という選択肢がありますが、
テキストは結構根気がいりますし、実務経験が
必要になります。パソコン教室は通う手間や
費用の問題があります。

集客がうまくいってリストが増えたり

その顧客リストから注文が増えての商品管理で、
表計算で手入力をまだやり続けますか。

ワードプレスやステップメールが機能し始めて
運用が上手く行き始めたらどのように管理しますか。

そこで今回は便利で使用頻度の高いパソコン操作が
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